Wir bekommen einen separaten Raum für die Annahme und Ausgabe der Plüschis, die Ausstellung (das Plushie-Meetup selbst) findet aber auf der großen Hauptbühne im Theatersaal statt.

Der Zeitplan sieht folgendermaßen aus:

Samstag:
15:00 - 15:30 Treffen des Plushie-Meetup-Teams zur Besprechung und Einweisung im Annahmeraum. Dieser Punkt ist nicht für die breite Öffentlichkeit zugänglich, sondern dient der Teambesprechung - ich schreibe ihn aber trotzdem hier mit rein, damit Leute, die Interesse für die Team-Tätigkeit haben, gleich sehen, daß ich die Anwesenheit um 15:00 erbitte und erwarte.
15:30 - 19:30 Annahme der Plüschis im Annahmeraum. Wie genau die abläuft: siehe nächsten Spoiler-Punkt.
19:30 - 20:30 Aufbau des Plushie-Meetups, das bedeutet: die Plüschies werden vom Annahmeraum in den Theatersaal gebracht und dort aufgebaut.
20:30 - 22:30 Plushie-Meetup auf der Hauptbühne im Theatersaal. In dieser Zeit (zwei Stunden dürften dafür doch ausreichend bemessen sein, denke ich) kann jeder Interessierte das Treffen der Plushies betrachten, fotografieren, filmen... auch ein Umgruppieren (nur durch Mitglieder des Plushie-Meetup-Teams!) für bestimmte Wunsch-Fotos ist natürlich im Rahmen der Möglichkeiten vor Ort möglich; wer das wünscht, spreche bitte einfach jemanden vom Plushie-Meetup-Team an.
22:30 - 23:30 Abbau. Die Plushies werden zurückgebracht in den Annahmeraum, und der wird anschließend sicher verschlossen. Die Rückgabe ist in dieser Zeit noch nicht vorgesehen - dazu wäre die Zeit zu knapp bemessen, zumal dann zum Ende von Gala-Ball oder Party wohl ein Ansturm einsetzen würde - und wir nicht garantieren könnten, daß das Forum dann um Mitternacht vertragsgemäß geräumt ist. Außerdem kann von nötigen Sorgfalt bei der Arbeit in so einer Husch-husch-schnell-schnell-Aktion wohl keine Rede mehr sein - genau die ist aber erforderlich.

Sonntag:
10:30 - 13:30 Rückgabe der Plushies im Annahme-Ausgabe-Raum.

Wir bekommen einen Vorrat an numerierten Einlaßbändchen (die wir dann kurzerhand als Markierbändchen verwenden) aus Papier, diese haben eine selbstklebende Lasche. Wer sein(e) Plüschi(es) am Meetup teilnehmen lassen möchte, muß uns vorher einen Haftungsausschluß unterschreiben (siehe auch nächsten Spoiler-Punkt "Rechtliches") - gewissermaßen eine Art "Anmeldeformular" für jedes einzelne Plushie. Weiterhin haben wir bei uns auf der Theke einen Abreißblock, auf dem jeder einzelne Zettel mit dem offiziellen GalaCon-Stempel gestempelt ist.

Dein Plüschi soll beim Meetup dabei sein? Dann sieht das für dich so aus:

• Du füllst das Anmeldeformular aus, soweit es geht (die Unterschrift des Meetup-Team-Mitarbeiters und die Nummer natürlich nicht), und kommst damit und mit deinen Plüschies zu uns zur Annahme.
• Jedes Plüschi erhält eines der schon erwähnten Markierbänder. Keine Angst - wir kleben es dem Plüschi nicht aufs Fell, sondern wickeln es z.B. um den Huf, um die Mähne oder um den Hals - das kommt ganz darauf an, wie groß dein Plushie ist und wie es beschaffen/gestaltet ist.
• Die Nummer dieses Bands kommt auf dein Anmeldeformular (welches wir behalten), in eine "Plushie-Teilnehmer-Liste", welche wir führen, und auf einen der gestempelten Zettel von erwähntem Abreißblock.
• Diesen Zettel mit der Nummer (eine Nummer pro Plüschi) bekommst du. Hebe ihn dir bitte gut auf - er ist dein Rückgabebeleg, gegen Rückgabe dieses Zettels erhältst du dein Plüschi zurück.
• Dein Plushie nimmt nun am Plushie-Meetup teil
• Am Sonntag kommst du mit deinem Nummern-Zettel wieder zu uns. Wir geben dir darauf dein(e) Plüschi(es) zurück - dank der Nummern ist eindeutig festzustellen, welches Plüschi deins ist.
• Der entsprechende Eintrag in unserer Liste wird mit Rotstift durchgestrichen (aber so, daß er lesbar bleibt), und den Nummernzettel behalten wir.
• Fertig!
  

Natürlich kann es vorkommen, daß jemand seinen Nummernzettel verliert. Ups... aber auch in diesem Fall bekommen wir die Sache in den Griff: dafür haben wir auf dem Anmeldeformular ja dann deinen Namen und den Namen deines Ponys, und die Teilnehmernummer steht auch drauf.  Mit diesen Daten finden wir dein Pony also wieder - in dem Fall müssen wir aber darauf bestehen, daß du dich uns gegenüber irgendwie ausweist, sonst könnte ja jeder kommen: "hab meine Quittung verloren" und irgendein Plüschi als seines beanspruchen, während der echte Eigentümer von alledem noch gar nichts ahnt. Klingt fies, ich weiß - aber wir müssen möglichst jeden Fall vorher durchdenken...

Wie im vorherigen Punkt bereits erwähnt, muß jeder, dessen Plushi teilnehmen soll, ein Anmeldeformular ausfüllen und unterzeichnen, was gleichzeitig ein Haftungsausschluß ist.

Außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit können also weder die GalaCon noch ich als persönlich eingetragener Aussteller/Veranstalter irgendeine Haftung übernehmen.

Natürlich arbeiten wir mit der größtmöglichen Sorgfalt - das sichere ich persönlich zu. Jedes Plüschi kann aber Schwachstellen haben, die man von außen nicht gleich sieht, z.B. eine gealterte Naht, die natürlich ausgerechnet dann reißt, während es in unserer Obhut ist Dafür können verständlicherweise weder ich noch die GalaCon haften - deshalb der Haftungsausschluß.

Das Plushie-Meetup findet zwar auf der GalaCon 2015 statt, ist aber nicht von ihr organisiert - es handelt sich um eine von mir persönlich organisierte Veranstaltung, die während der GalaCon mit Zustimmung ihrer Orga stattfindet. Ich selbst habe einen Ausstellervertrag mit der Con-Orga unterzeichnet, was mich zu einem rechtlich eigenständigen Aussteller/Veranstalter macht.

Die Plüschies müssen schon einen MLP-Bezug haben.

Die allermeisten Plushies werden naturgemäß Ponys sein - ob es nun klassische stehende Plüschies sind, Schulterponys, liegende Ponys, riesig groß, winzig klein (nur bitte nicht so winzig, daß sich kein Markierband mehr befestigen läßt) - das alles ist willkommen. Selbstverständlich sind aber auch andere Figuren aus dem MLP:FiM-Reich genauso willkommen: wer z.B. einen Discord als Plushie hat oder einen Greifen: na aber gerne doch!

Plushies ohne MLP-Bezug werden allerdings nicht angenommen. Das heißt: im Meetup wird es keine Aperture Science Weighted Companion Cubes, irgendwelche Teddybären, irgendwelche Plüsch-Füchse, Pokémon, Schnatterinchen oder andere Figuren geben, die mit MLP:FiM nichts zu tun haben. Im Zweifelsfall entscheidet das Plushie-Meetup-Team.

Außerdem müssen die Plüschies natürlich den Regeln der GalaCon entsprechen - das heißt: sie müssen familienfreundlich und tauglich für die Allgemeinheit, für jedes Alter, sein. Also keine Gore-Plüschies (klingt absurd, gibt es aber durchaus!), keine expliziten Porn-Plüschies (am besten noch mit eindeutigen und offensichtlich "dafür" eingebauten Körperöffnungen ), bitte auch keine übermäßigen Creepy-Plushies (es gibt da z.B. Pinkamenas, die durchaus verstörend wirken können) - eben den Vorgaben der GalaCon entsprechend. Auch hier entscheidet im Zweifel wieder das Plushie-Meetup-Team.

Wieviele Plushies darf jeder mitbringen? - Nun, da möchte ich für Privatpersonen keine Begrenzung vorgeben. Allerdings ist für ausnahmslos jedes Plushie ein Anmeldeformular auszufüllen und die Erfassung durch das Meetup-Team vorzunehmen (davon gehe ich nicht ab, auch nicht bei Leuten, die ich persönlich kenne! Sorry, aber bei so einer großen Veranstaltung kann ich das nicht machen - da muß ich für alle die gleichen Regeln anwenden) - wer also mit 17 Plüschies kommt (alles schon dagewesen!), kann sie selbstverständlich gerne alle anmelden, nur dauert das dann etwas länger.

Es spielt auch keine Rolle, ob das Plushie ein industrielles Großserien-Plushie aus der Spielwarenabteilung für 2,99 oder ein handgefertigtes für 1.000 € und darüber ist - wichtig ist der ideelle Wert

Industrie-Großserien-Klonarmeen eines einzelnen Besitzers sind allerdings unerwünscht. Das bedeutet: kommt z.B. ein Händler, der offizielles Merch vertreibt, und will sag mal 50 oder auch 100 identische Fluttershys beisteuern: danke, aber abgelehnt. Nicht nur, daß die Registrierung dann irgendwann einfach ZU lange dauert, auch geht da der ideelle Wert des einzelnen Plushies, der ja so ein Meetup auch ausmacht, verloren. - Ansonsten können aber auch gerne Händler teilnehmen: nehmen wir mal an, jemand hat am Samstag um 19 Uhr noch unverkaufte Plüschies am Stand und möchte eines oder mehrere davon gerne mit zum Meetup schicken. Klar, gerne, da spricht aus meiner Sicht nichts dagegen - als Eigentümer auf dem Anmeldeformular trägt man sich dann einfach selbst ein (stimmt ja auch), es steht nirgends, daß teilnehmende Plushies nicht zum Verkauf stehen dürfen. Nur eben, wie gesagt, bitte keine Klonarmeen eines einzelnen Besitzers - ich glaube nicht, daß jemand privat dutzende identische Ponys hat, von daher sind von dieser Einschränkung wirklich nur Official-Merch-Händler betroffen.

Genau ---> >>>hier<<< Oder natürlich auch auf der GalaCon selber, dort dann an der Info-Theke und im Anmelderaum selbst.

Dieses Formular ist im Format 2 * A5 hochkant - auf ein A4-Blatt "passen" also zwei Plüschies. Meldet jemand eine ungerade Anzahl an Plüschies an (1, 3, 5, ...), wird die leerbleibende Hälfte einfach vom Meetup-Team bei der Annahme mit Rotstift ausgekreuzt.

Sehr einfach: weil ich es rechtlich bin.

Klingt arrogant, ist aber so.

Fakt ist: ich persönlich habe unter meinem bürgerlichen Namen und meiner echten Adresse einen Ausstellervertrag mit der GalaCon. Das bedeutet, daß ich allein für die ordentliche Durchführung des Ganzen verantwortlich bin - und im Zweifelsfall der GalaCon gegenüber rechenschaftspflichtig.

Natürlich verlangt die Con-Orga, daß das Ganze so angenehm für alle Gäste wie nur möglich stattfindet - und das ist ja auch klar, immerhin geht es um den Ruf der GalaCon. Versetzt euch bitte auch mal in die Lage der Con-Orga: ihr organisiert eine Großveranstaltung, nun schon zum vierten Mal, die einen guten Ruf genießt und auch zu verlieren hat. Da würdet ihr sicherlich auch nicht wollen, daß durch ein stümperhaft organisiertes oder schlecht durchgeführtes Event Schäden an diesem Ruf entstehen, und würdet euch auch in alle Richtungen absichern - und nichts anderes hat die Con-Orga bei mir getan.

Das kommt auf den aktuellen Andrang an... sowohl Annahme als auch Rückgabe strecken sich ja über mehrere Stunden.

Je nach dem, wieviele Helfer ich zusammenbekomme (nein, ich konnte nicht früher damit anfangen, mir Helfer zu suchen, weil zu viele Details noch unbekannt waren und nicht mal sicher war, ob das Plushie-Meetup überhaupt stattfinden würde), werde ich zusehen, daß immer mehrere Leute gleichzeitig arbeiten - parallel zueinander, d.h. jeder einmal angefangene Vorgang von Annahme oder Rückgabe wird vom jeweiligen Helfer komplett durchgeführt. Das heißt nicht, daß ihr bei der Rückgabe auf denselben Helfer warten müßt, bei dem ihr euer Plüschi abgegeben habt - es heißt, daß der komplette Anmeldevorgang von einem Helfer erledigt wird, und davon sollen nach meiner Vorstellung mehrere parallel, also gleichzeitig, arbeiten.

Nun weiß ich natürlich nicht, wieviele Helfer ich zusammenbekomme... - danach und auch nach dem momentanen Andrang werden sich Wartezeiten richten. Ich versuche, diese so kurz wie möglich zu halten, aber ich kann mich da jetzt auch noch nicht zu weit aus dem Fenster lehnen.

Nein. Bedaure, aber ich lege größten Wert darauf, im Interesse aller Gäste und Besucher, meinen Zeitplan einzuhalten - deshalb wird es keine Last-Minute-Anmeldung geben.

Auch die Rückgabe wird am Sonntag um 13:30 geschlossen. Da sind von 10:30 an volle drei Stunden Zeit - in dieser Zeit ist eine vollständige Rückgabe zu schaffen.

Für "Vergeßliche" werden sich sicher noch kleine Möglichkeiten finden - aber bitte beachtet zur termingerechten Abholung auch das (von euch unterzeichnete!) Anmeldeformular; eine spätere Rückgabe z.B. an der Info-Theke kann wirklich nur die absolute Ausnahme sein.

Aber gerne doch

Bewerben kann sich jeder - entweder per PN oder auch hier im Thread. Auch wer bereits ein GalaCon-Helfer ist, kann sich natürlich zusätzlich für das Plüschi-Meetup-Team bewerben - in diesem Falle werden 404compliant und ich unsere "Personalplanungen" aufeinander abstimmen. Im Idealfall kann dann sozusagen für zwei Arbeitgeber gleichzeitig gearbeitet werden: z.B. als Guard, der gleichzeitig im Plushie-Meetup-Team ist.

Beachtet aber bitte, daß ihr nicht automatisch zum GalaCon-Helfer (mit den für diese vorgesehenen Vergünstigungen) werdet, wenn ihr nur im Plushie-Meetup-Team seid. Umgedreht kann aber wie erwähnt jeder GalaCon-Helfer seinerseits gleichzeitig ein Mitglied des Plüschi-Meetup-Teams sein.

Ich erwarte zwei Dinge: Pünktlichkeit (dafür, daß es für alle eine angenehme Veranstaltung wird, ist diese unerläßlich!) und das Bewußtsein für den unbezahlbaren ideellen Wert der Plüschies - egal, ob es das aus der Spielwarenabteilung für 2,99 oder das handgefertigte für 1.000 € und mehr ist. Dementsprechend müssen die Plushies natürlich auch behandelt werden.

Auf Anraten der Con-Orga wird es auch einen Helfervertrag mit jedem einzelnen Helfer geben - leider hat sich bei manchen Helfern auf anderen Brony-Veranstaltungen gezeigt, daß sie nur mit dem Mund groß dabei und vorneweg sind, aber nicht mit der tatsächlichen Arbeit. Tut mir leid, sowas braucht weder die GalaCon noch ich - deshalb wird es diesen Vertrag geben (den Link erhalten Interessenten per PN). - Da Bewerber aber zuverlässig von sich aus sind, haben sie damit natürlich kein Problem Wer bereits als GalaCon-Helfer angenommen wurde, braucht bei mir natürlich keinen separaten Vertrag zu unterschreiben - in diesem Falle seid ihr ja bereits durch die deutlich umfassenderen Regelungen des GalaCon-Helfervertrages gebunden.

Natürlich kann man kurzfristig über alles reden - plötzliche Krankheit, im Stau steckengeblieben usw. kann alles vorkommen, aber bitte sagt es mir rechtzeitig. Wir leben doch schließlich im Kommunikations-Zeitalter

Englisch-Sprachkenntnisse sind zwar wünschenswert, aber keine Bedingung bei mir. Ich selber werde immer anwesend, in greifbarer Nähe oder nur mal kurzzeitig abwesend sein - und ich spreche Englisch, damit ist also immer jemand da, der Englisch kann. Wer es selber kann: umso besser; wer nicht: laßt euch davon bitte nicht abhalten.

Schichtenlänge: gute Frage Es kommt ganz darauf an, wieviele Bewerber ich habe - und wieviel Leute dann also wirklich mitarbeiten.
Generell versuche ich, eure Schichten so kurz wie möglich zu halten und auf eure Interessen und Anliegen einzugehen - so gut das eben geht. Reden wir einfach darüber... ich bin sicher, wir finden Lösungen, mit denen alle leben können. Momentan ist es aber einfach zu früh, als daß ich konkrete Schichtpläne erstellen könnte.

Was ich leider nicht anbieten kann, sind irgendwelche Boni oder Bezahlungen Die Veranstaltung ist ja kostenlos und in der GalaCon inbegriffen, das heißt: ich selber bekomme dafür auch nichts. Und was ich nicht bekomme, kann ich nicht verteilen Ich bekomme auch keine Gratis-Tickets zur Con oder sowas, weil ich ich ja rechtlich eigenständig bin - deshalb kann ich euch leider nichts anbieten, nichts außer dem guten Gefühl, einen wichtigen Beitrag auf einer bedeutenden Großveranstaltung geleistet zu haben. Nicht viel, ich weiß...

Auf jeden Fall gibt es eine Einweisung in die Tätigkeit - deshalb treffen wir uns ja am Samstag bereits um 15 Uhr, also 30 Minuten vor dem öffentlichen Beginn der Annahme. Ich werfe also niemanden ins kalte Wasser: "hier haste den Kram, nu' mach mal", sondern wir machen wie gesagt eine Einweisung und Besprechung, bei der auch offene Fragen geklärt werden können - und erst dann lassen wir uns selber auf die breite Öffentlichkeit der Besucher los    

Wie bereits oben erwähnt, habe ich persönlich das erste Plushie-Meetup Anfang März 2014 bei Blacky's Bar Meetup in Magdeburg gesehen - organisiert damals von Anna. Die Plüschis versammelten sich damals auf Borden entlang der Wände, und im Laufe des Abends hat es mich dann geritten: ich wollte wissen, wieviele Fluttershys, Rainbow Dashes, Pinkies, Twilights, ... eigentlich anwesend sind - also bin ich rumgegangen und habe (zur Erheiterung einiger Leute) eine Strichliste geführt Am nächsten Morgen gab es dann noch ein gesammeltes "Plushie-Meetup" für die Fotografen auf zwei Tischen.

Ein Teil der WWU-Orga war dort ebenfalls anwesend. Jedenfalls kam der Gedanke auf: warum nicht auch so ein Plushie-Meetup auf dem WWU einrichten? Da Anna das WWU nicht besuchte, habe ich gesagt: gut, mache ich - und so fand das Plushie-Meetup auf dem WWU 2014 in Wildflecken statt.

Bereits da fragten mich Besucher, ob ich das nicht auf der GalaCon ebenfalls machen könnte. Na gut, hab ich gesagt, ich kann ja mal fragen... ich habe es letztes Jahr als Vorschlag eingereicht, allerdings wurde es letztlich doch abgelehnt, der gesamte Verlauf ist auch im Forum noch hier nachzulesen.

Für das WWU 2015 fragte mich die Orga, ob ich nicht wieder ein Plüschi-Meetup veranstalten könnte? Aber gerne doch, hab ich gesagt - und so gab es auch auf dem 2015er WWU wieder das Plüschi-Meetup. Zugegeben: dabei ist so einiges ziemlich mies gelaufen, was ich mir zum Teil auch auf meine Fahnen schreiben muß - ich habe aber daraus gelernt, ich weiß, was da schlecht lief, und ich weiß, wie ich es besser machen muß. - Jedenfalls war ein Teil der GalaCon-Orga auch beim WWU dabei, und einer der Orgas sagte, er wollte das Plushie-Meetup unbedingt auf der GalaCon haben - gut, hab ich gesagt, an mir soll es nicht scheitern. Das Con-Orga-Team wurde ja für 2015 teilweise ausgetauscht, deshalb gab es auch für ein Plushie-Meetup neue Chancen... na gut, sagte ich, das mußt du aber bitte gleich selber mit deinen Orga-Kollegen abklären.

Er tat genau das... es folgten mehrere Gespräche (teils persönlich auf der Brony Fair, teils per PN) - und jetzt ist es also soweit: Plushie-Meetup goes GalaCon  

High Resoultion link: Klickmich!

Bevor Fragen kommen: Hier is sie zu sehen, nachdem sie Fertig wurde. So bekam ich sie; und aus irgendeinem Grund, den ich selbst nicht mehr weiss, hab ich ihr das Halsband verpasst.